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L’organisation
Le comité de Pilotage
Les Assises de l’énergie et du climat sont directement organisées par la Communauté Urbaine de Dunkerque et la METRO de Grenoble.
Pour Dunkerque , elles sont placées sous la responsabilité de Louardi Boughedada – Vice président Energie Climat – et pour Grenoble de Jean Marc Uhry – Vice Président délégué au développement durable , énergie, plan climat.
Les organisateurs s’appuient principalement sur les moyens internes pour assurer le pilotage de la manifestation mais également l’exécution de plusieurs actions pendant le colloque. Elles sont organisées sur trois jours , généralement le mardi (visites, forums), le mercredi (plénières et ateliers) et le jeudi (session plénière).
L’organisation des Assises est réalisée sur une durée moyenne de 15 mois de janvier à Avril de l’année n+1 . Elles sont conclues par la diffusion de la synthèse ou journal des Assises qui présentent les principaux moments de l’événement.
Le Programme
Pour élaborer le programme, ils recourent aux services de l’association Energie Cités pour définir conjointement une problématique en lien avec l’actualité , co -animer le comité de préparation et assurer la coordination des interventions.
La pièce maîtresse de ce dispositif est le comité de préparation , qui rassemble des institutions, des administrations et des entreprises, les partenaires financiers, des associations diverses dont celles représentant les élus locaux. Ce comité se réunit trois fois et regroupe environ 40 organisations. Il discute du sujet et met en évidence le point de vue des autorités locales et des élus. Il relaie, au travers des associations, l’information auprès des membres respectifs, afin de les mobiliser à participer. Il fait des suggestions de contenu, et d’intervenants dans les ateliers, l’unique critère de décision étant la compétence pour le rôle requis.
Le programme est structuré en sessions plénières , ateliers , forums.
Les Relations Presse
Elles sont confiées au cabinet Alquier dont la mission consiste à faire connaître l’événement aux différents supports de presse de niveau national , régional et local . Chaque année une trentaine de journalistes assistent aux Assises . Des annonces et insertions publicitaires sont publiées dans les revues spécialisées énergies environnement et des partenariats sont conclus avec les revues spécialisées dans la vie des collectivités locales.
Un presse book restitue chaque année l’ensemble des articles et annonces faites à propos des Assises.
La Logistique
Des contrats sont conclu avec Dunkerque Congrès ou Alpes Expo à Grenoble (Logistique) pour assurer l’accueil et l’aménagement des locaux pour 1000 participants .On y retrouve le devenu célèbre estaminet flamand , véritable lieu de rencontres et de convivialité qui donne le caractère chaleureux à ce colloque, mais également les stands des partenaires , les bureaux mis à disposition des congressistes.
La scénographie et l’animation
Cette prestation est assurée depuis plusieurs années maintenant par la société NVA Production . Des efforts importants sont consacrés à la mise en scène des Assises que ce soit par le choix du décor , la diffusion d’images d’archives , la recherche de documentaires ou de photos destinées à illustrer les interventions en session plénière. L’animation est caractérisée par la présence d’un caricaturiste en plénière, l’intervention d’un artiste ou de groupes musicaux et des « carnavaleux » à Dunkerque lors du dîner de gala du mercredi soir. Chaque jour , le journal télévisé des Assises réalisé par l’équipe vidéo de la Communauté Urbaine constitue un moment de détente très apprécié des congressistes;
La Restauration
Les organisateurs privilégient des repas régionaux recourant aux biens et services locaux . Chaque déjeuner et dîner de gala est parrainé par un partenaire des Assises. Les repas sont généralement servis à table ou sous forme de buffet . La formule choisie porte sur entrée plat dessert café.
